Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

XUADRA Softwaresysteme, Bastian Herrmann, Sophienstraße 4, 73663 Berglen, Deutschland — E-Mail: info@xuadra.com (siehe Impressum).

2. Grundsätzliches

yavin ist bewusst datensparsam gebaut: Es gibt keine Analyse- oder Werbedienste, keine Inhalte von Drittanbietern im Browser und kein Tracking. Gespeichert wird, was für den Betrieb des Dienstes nötig ist — nicht mehr.

3. Hosting

Der Dienst läuft auf Servern in Deutschland bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Zugriffsdaten

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) in Protokollen zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur statistischen Auswertung der Zugriffe in anonymisierter Form — ohne Cookies, ohne seitenübergreifendes Tracking (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

5. Cookies

yavin setzt ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie für die Anmeldung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es gibt keine Marketing- oder Statistik-Cookies — deshalb auch kein Einwilligungs- Banner.

6. Registrierung und Konto

Bei der Registrierung verarbeiten wir den angegebenen Namen der Organisation, die E-Mail-Adresse und das (nur als kryptografischer Hash gespeicherte) Passwort zur Bereitstellung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Registrierung wird per Bestätigungs-Mail abgeschlossen (Double-Opt-In); unbestätigte Anfragen werden nach 24 Stunden gelöscht.

7. E-Mail-Versand

Transaktions-E-Mails (Registrierungsbestätigung, Zurücksetzen des Passworts) versenden wir über ein Postfach bei der ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Es werden keine Werbe-E-Mails ohne Einwilligung versendet.

8. Daten im Dienst (Auftragsverarbeitung)

Die Inhalte, die Kunden in yavin speichern (Termine, Teilnahmen, Ressourcen, Benutzerkonten ihres Teams), verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Kunden (Art. 28 DSGVO). Jeder Kunde erhält eine eigene, getrennte Datenbank. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil des Nutzungsvertrags.

9. Bezahlung

Zahlungen für das Abo werden über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, abgewickelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dabei verarbeitet Mollie die für die Zahlung erforderlichen Daten (z. B. Name, Kontoverbindung bzw. Kartendaten, Betrag) in eigener Verantwortung; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von Mollie. Wir selbst speichern keine Kontonummern oder Kartendaten — nur den Zahlungsstatus und den bezahlten Zeitraum.

10. Speicherdauer und Löschung

Kontodaten und Kundeninhalte werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach Vertragsende werden die Daten nach 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Abgelaufene, nicht umgewandelte Testzugänge werden nach 30 Tagen entfernt. In Sicherungskopien können gelöschte Daten technisch bedingt bis zu 90 Tage länger vorhanden sein; die Sicherungen werden turnusmäßig überschrieben und nicht anderweitig genutzt.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an die oben genannte Adresse. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde — für Baden-Württemberg: Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Stand: 1. September 2026